Page 60 - Arabic
P. 60
ً
يقومون فيه بتحديث معلوماتهم أو يرفعون طلب ًا معين ًا.
وعندما يقوم الموظفون بتحديث معلوماتهم، تظهر هذه التغييرات فورا في أنظمة الموارد البشرية والشؤون المالية، مما يوفر الوقت والموارد ج ّراء اعتماد مصدر واحد للبيانات.
ا نظمة والعمليات وا جراءات المالية
قام قسم الشؤون المالية بأتمتة طلبات تغطية النفقات وعمليات الميزانية من خ ل دمج السياسات وعمليات تسيير ا عمال في النظام.
وتم استبدال التسويات الشهرية بعمليات تسوية مصرفية يومية الكترونية. حيث يتم توليد مدخ ت المحاسبة تلقائي ًا من خ ل عملية إدخال واحدة للبيانات. كما يجري إرسال المعام ت وبنود النفقات إلى سجل الحسابات العامة، مما يجعل العملية أكثر فعالية ودقة.
وتح ّسن نظام دفع الرواتب بشكل كبير من خ ل استخدام النظام المدمج الذي يشتمل على تسويات وتحوي ت دفع الرواتب بشكل آلي.
من خ ل النظام الذي دخل حيز التنفيذ مطلع العام 2015، أصبح بإمكان المدراء الوصول إلى البيانات المالية فور إدخالها وهو ما يساعدهم على اتخاذ القرارات المستندة إلى المعلومات الدقيقة والمح ّدثة. أما تقارير الميز ًانية فقد أصبحت ا ن ُترسل شهريا بشكل يسمح بإبداء ا راء فيها قبل القيام بأي التزامات مالية.
كذلك أصبحت التحلي ت المالية متوفرة باستمرار منذ اعتماد هذا البرنامج في عام 2015، علم ًا أنه في
السابق كان يتم إعداد الطلبات ا داريًة للحصول على التحلي ت المالية يدويا بناء على معلومات تستند إلى برنامج
إكسل. أما ا ن فقد أصبحت التقارير تتوفر للمدراء من خ ل النظام في غضون دقائق، ويمكن تعديل العرض بحسب ا حتياجات الفردية.
وبفضل الضوابط المدمجة في نظامي الميزانية وطلبات الشراء الموحدين، التي وضعت حداً لعمليات الرفض اليدوي للطلبات، تمكن قسم الشؤون المالية من تخفيض الوقت ال زم تمام إجراءات الميزانية في عام 2015 بنسبة 35% من خ ل النظام الجديد.
كما تسمح هذه البوابة للمدراء بمراجعة الطلبات والموافقة عليها وا ط ع على مؤشرات أداء الموظف الرئيسية وغيرها من المؤشرات من خ ل لوحات التحكم والتقارير التي يو ّلدها النظام. كما يجد الموظفون السياسات المعتمدة من قسمي الشؤون المالية والموارد البشرية في النظام المذكور أيض ًا بما يح ّد من المعام ت اليدوية ويضمن ا متثال إلى هذه السياسات.
ا حتياجات والمتطلبات
في عام 2014 وبعد القيام بعمليات التقييم والتخطيط، باشر فريق من مختلف ا قسام في عملية أتمتة ا نظمة ودمجها. وقام قسم الموارد البشرية بإدارة نظام مخصص دارة ا داء، ونظام آخر لجمع البيانات. واشتملت أنظمة الشؤون المالية على نظام الرواتب، وطلبات الشراء ونظام شيربوينت للشراء، ونظام منفصل للمحاسبة، والعديد من ا نظمة ا خرى المعتمدة على برنامجي إكسل وأكسس ستخدامها في حفظ السج ت ومراقبة المعام ت المالية. وقد توجب إدخال البيانات بشكل منفصل في كل واحد من هذه ا نظمة، فاستلزم تحديث البيانات وقت ًا طوي ً والكثير من العمل ضمن ا قسام نفسها وفي ما بينها.
أنظمة الموارد البشرية
شهد العام 2015 مراجعة أتمتة نظام إدارة ا داء في هيئة التنظيم بحيث أصبح نظام ًا متكام ً يمكن الدخول إليه من البوابة الذاتية على ا نترانت. وقد تم توحيد عملية مراجعة ا داء نفسها في جميع ا قسام لجعل العملية أكثر وضوح ًا، سواء بالنسبة إلى المدراء أو إلى الموظفين.
ومن خ ل البوابة الذاتية على ا نترانت، أصبح بإمكان موظفي هيئة التنظيم تحديث كافة المعلومات الخاصة بهم، من طلبات ا جازة إلى طلبات تغطية النفقات. وح ّلت وظيفة الخدمات الذاتية مكان النظام اليدوي في تقديم النماذج إلى قسم الموارد البشرية الذي كان يقوم بدوره بإدخال المعلومات. ونتيجة ذلك أصبحت المعلومات أكثر دقة وتحديث ًا في جميع أنظمة الموارد البشرية، وس ّهل هذا النظام آلية وصول المدراء وموظفي الموارد البشرية إلى هذه المعلومات. وت ّم دمج السياسات المعتمدة في النظام لتوفر دلي ً إرشادي ًا للموظفين في أي وقت
58
